Wojewódzki Urząd Pracy będzie działał sprawniej

Wojewódzki Urząd Pracy to instytucja monitorująca poziom zatrudnienia i prowadząca aktywną działalności z podobnymi instytucjami w Europie, głównie zaś na terenie Unii Europejskiej. Jednakże liczne zawirowania i zmiany administracyjne spowodowały, że te urzędy zaczęły wymagać pilnej reformy strukturalno-organizacyjnej. WUP w Krakowie podjął takie starania, wprowadzając system zarządzania procesowego.

Należy obalić stereotypy
- Przez klientów urząd postrzegany jest jako miejsce, gdzie ludzie nie pracują. Lecz zupełnie inna jest wizja urzędu z perspektywy nas urzędników. Widzimy jak bardzo niedoinwestowane są stanowiska, jak wiele sprzętów, narzędzi nam brakuje. Wiedząc, że na większe nakłady raczej nie możemy liczyć, powinniśmy lepiej gospodarować tym co posiadamy. I temu ma służyć wdrażany właśnie program - powiedział na wstępie konferencji poświęconej systemowi zarządzania Andrzej Matrynuska, dyrektor WUP w Krakowie.
Faktycznie gdy udajemy się do wszelakich instytucji to rozbijamy się często o mór obojętności i literalnego trzymania się procedur, które już na pierwszy rzut oka są przestarzałe i nieadekwatne. Jednak zupełnie inny obraz polskich urzędów kreśli się w chwili, gdy wyjedziemy za granicę i tam udamy się z jakąś sprawą do urzędu. Genialnym przykładem może tu być Arbeitsgemeinschaft, czyli urząd pracy w Norymberdze.
Pomimo iż pracownicy nie zarabiają tam wiele więcej niż nasi (po porównaniu kosztów życia), ich praca i warunki w jakich rozpatrują oni sprawy obywateli są diametralnie różne od naszych. Wówczas widać, że zmiany są konieczne.

Czym jest system zarządzania procesowego
By to wyjaśnić należy użyć pewnego uproszczenia i powiedzieć, że jest dostosowanie wszelkich procedur działania do okoliczności, a przez to zwiększenie poziomu obsługi i redukcja niepotrzebnych kosztów. Za koszty te można uznać również procedury, które poprzez rutynę wydawać się mogą jedyne i najlepsze a takimi nie są.

Eksperyment na żywym organizmie
Każda reforma, remont, czy jakakolwiek zmiana administracyjna kojarzy się nam z kolejkami, nieczynnymi okienkami, czy wręcz zamkniętym urzędem. - To stereotyp z którym będziemy walczyć. Urząd będzie działał normalnie, wszelkie szkolenia i wdrożenia odbywają się i nadal będą odbywać po godzinach pracy - zapewniał dyrektor Martynuska. Rzeczywiście program jest wdrażany od 12 lutego i nie było z tego powodu żadnych komplikacji dostrzegalnych przez klientów, bynajmniej ja takich nie dostrzegłem a byłem w WUP trzy razy.

Cele działania
Każdy taki proces polega na określeniu założeń, które chce się osiągnąć. W przypadku tego programu wyznaczono następujące zadania: Wyznaczenie standardów działania, monitorowanie i wspieranie działań, poprawa wizerunku urzędu, i podnoszenie kwalifikacji kadry oraz postęp technologiczny. Każde z tych działań to całkowicie odrębny proces wymagający opracowania oddzielnej procedury. Lecz wbrew pozorom to na prawdę działa i przynosi wymierne korzyści.